Comment mettre en place un reporting RSE pour son entreprise ?

La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) est une démarche qui consiste, pour une entreprise, à intégrer les enjeux sociaux et environnementaux dans ses activités commerciales et ses relations.

Les entreprises cotées en bourse et les entreprises de plus de 500 employés ou générant un chiffre d’affaires de plus de 100 millions d’euros ont obligation de communiquer sur leurs actions RSE. Chaque année, elles doivent fournir une Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF), autrement appelé « reporting RSE » dressant le bilan de leurs actions et performances sociales et environnementales.

Outre l’obligation réglementaire, le reporting RSE présente plusieurs avantages. Il permet de :

• mesurer la performance de sa démarche RSE et d’en optimiser le pilotage
• mobiliser les équipes au service des enjeux sociaux et environnementaux
• améliorer la transparence sur les activités de l’entreprise auprès de ses parties prenantes (clients, partenaires, investisseurs, grand public, pouvoirs publics,...)

Néanmoins, construire un reporting RSE n’est pas toujours simple. Pour la personne en charge, il convient de bien cibler quels sont les axes et les indicateurs pertinents à mettre en avant puis d’organiser la collecte et la remontée des informations.

Dans cet article, nous vous détaillons les 6 étapes pour réussir votre reporting RSE.

 

Déterminez les axes et les actions de votre démarche RSE

La Déclaration de Performance Extra-Financière doit intégrer 4 grandes rubriques :

• • le « modèle d’affaires » de l’entreprise : cette partie mentionne les principales activités de l’entreprise, les principales ressources utilisées, les principales réalisations ainsi que des éléments de stratégie et des perspectives pour l’avenir
  • les principaux risques sociaux et environnementaux liés au modèles d’affaires
  • les politiques et les mesures mises en œuvre pour prévenir ou atténuer les risques identifiés

• les résultats des politiques menées assortis d’indicateurs de performance (KPI)

Par conséquent, la pertinence de votre reporting RSE repose en premier lieu sur une bonne identification des principaux risques relatifs à votre activité. 

En effet, la RSE englobe de nombreux enjeux, de la gouvernance à la relation client, en passant par les conditions de travail et le respect de l’environnement. Une fois que vous avez identifié les risques auxquels vous êtes confronté, vous allez pouvoir déterminer les axes prioritaires de votre politique RSE et définir vos plans d’actions.

La démarche RSE doit garantir un bon équilibre entre 3 piliers :

• les bonnes pratiques dans les relations économiques : qualité de service, satisfaction client, respect des fournisseurs et partenaires, …
• les enjeux sociaux : égalité des chances, conditions de travail, droits des salariés, …
• les critères environnementaux : réduction de l’empreinte énergétique de l’entreprise, limitation des émissions de gaz à effet de serre et de la production de déchets,…

La prise de conscience grandissante de l’urgence climatique suscite en particulier des attentes de la part du grand public sur le volet environnemental. En effet, de ce point de vue, les consommateurs recherchent des marques en accord avec leurs valeurs. 

La réduction des consommations d’énergie et des émissions de CO2 apparaît donc comme un axe incontournable aujourd’hui dans une démarche RSE. La mise en place d’une dynamique de smart building assortie d’actions de rénovation énergétique peuvent être mises en place pour limiter l’empreinte énergétique de l’entreprise. Le reporting RSE devra alors décrire ces actions et intégrer les KPIs qui illustrent leur impact.

 

Définissez vos indicateurs-clés pour mesurer l’efficacité de vos actions

Vous avez déterminé vos axes et vos plans d’actions RSE. Au cours de cette première étape, vous avez donc fixé des objectifs pour atténuer un risque ou améliorer votre performance sur des leviers spécifiques.

Par exemple, si vous avez défini la réduction de votre empreinte énergétique comme axe de travail, alors vous vous êtes fixé un objectif chiffré sous la forme « réduire de X% notre consommation d’énergie dans les X années à venir ». Peut-être même avez-vous affiné cet objectif en posant des objectifs de réduction des consommations d’énergie spécifiques pour vos bâtiments, pour les déplacements relatifs à votre activité, …

Dans tous les cas, pour que la démarche soit efficace, vous devez pouvoir mesurer vos performances sur chaque objectif défini. A chaque objectif, il vous faut donc associer un indicateur de performance (KPI) clair, précis et… mesurable !

Cela peut paraître évident mais vous devez poser clairement la formule qui permet d’obtenir votre indicateur. Vous devez également définir où, quand et comment vous allez mesurer et déterminer précisément les valeurs à inclure ou exclure dans le calcul de vos indicateurs-clés RSE.

 

Identifiez les sites contributeurs fournissant les données

Pour chacun des indicateurs de performance que vous avez définis, vous devez désormais identifier quels sont les sites depuis lesquels vous allez faire remonter les données. 

Par exemple, si vous travaillez sur des indicateurs de performance énergétique, quels sites allez-vous prendre en compte ? Est-ce que vous recueillerez uniquement les données de vos sites de production ou également celles de vos bases logistiques ? Faut-il prendre en compte les données d’un site récemment ouvert ? Et si oui, sur quelle période ?

La question du périmètre est essentielle car elle affecte la pertinence de vos données. 

Une fois que vous aurez validé les sites contributeurs, se pose la question de la collecte des données. Qui est chargé de vous fournir les données ? Allez-vous opter pour une plateforme pour automatiser la collecte et la remontée des données ? Sinon, qui sera en charge, sur chaque site de fournir les données locales ?

Évidemment, si vous avez un relais sur chaque site, vous devrez également leur fournir des spécifications pour que chacun vous transmette les données pertinentes et dans un certain format. En effet, vous devrez alors vous assurer que les données de tous les sites peuvent être aisément harmonisées.

 

Créez des tableaux de collecte des données transmises par les différents sites

Le reporting RSE est un outil de suivi de vos performances extra-financières. Pour remplir sa mission, la qualité des données est un enjeu central. Or, il n’est pas forcément évident de garantir la fiabilité des données pour une activité multi-sites. Vous devez donc mettre en place des process de collecte simples et efficaces et les partager au sein de votre organisation.

Pour faciliter la remontée et l’exploitation des données, il est conseillé de créer des tableaux de collecte des données. Dans ces tableaux, vous pourrez saisir les données nécessaires pour calculer vos indicateurs RSE, par exemple vos indicateurs de performance énergétique.

Pour cela, vous pouvez utiliser des tableaux partagés dans lesquels les personnes référentes saisiront les données de leurs sites respectifs. Ou alors la personne en charge du reporting RSE complétera les données sur la base des informations reçues des différents sites.

Évidemment, à grande échelle, cette saisie manuelle ou semi-manuelle des données est source d’erreurs potentielles. 

Lorsque vous traitez de larges sets de données en provenance de sites multiples, il est préférable d’opter pour une solution automatisée de collecte, de traitement et d’exploitation de la donnée. Ce type d’outils facilitera grandement la construction de votre reporting RSE mais aussi le pilotage de vos performances au quotidien. Dans le cadre de votre démarche environnementale, vous pourrez par exemple générer un reporting sur le bilan de vos émissions de gaz à effet de serre ou encore sur vos consommations d’énergie.

 

Vérifiez votre reporting RSE

Pour donner du sens à la donnée et la transformer en outil d’aide à la décision, vous devez limiter les risques d’erreur dans vos reportings. Plus vous collectez de données et plus le risque d’erreur augmente. 

Plusieurs risques potentiels existent comme, par exemple :

• un dysfonctionnement du capteur de données
• une erreur de saisie lors de la remontée des données
• un mauvais format de donnée qui se répercute sur le calcul d’un indicateur

Pour vous prémunir contre ces risques, vous devez mettre en place un protocole de vérification de votre reporting.

En premier lieu, vous gagnerez à centraliser les bases de données sources issues de vos différents sites dans un même espace et à les organiser de façon à accélérer les vérifications.

Par ailleurs, vous devez aussi être vigilants si vous constatez des écarts significatifs d’une année à l’autre. Dans ce cas, il convient de vérifier les données-sources et de déterminer si l’écart est avéré et quelle en est la cause. Si l’écart est lié à des données erronées, vous pouvez refaire le point avec le ou les site(s) concerné(s) et le(s) accompagner dans leur démarche de collecte / remontée des données.

 

Optimisez régulièrement vos outils de suivi

L’un de vos objectifs est de construire une démarche RSE en réduisant la consommation énergétique et l’impact environnemental de votre parc immobilier. En effet, cette démarche est en phase avec les attentes de vos parties prenantes mais aussi avec les exigences des pouvoirs publics, notamment en matière de réduction des consommations d’énergie et des émissions de GES.

D’ailleurs, plusieurs associations professionnelles ont créé des indicateurs dans ce sens pour permettre aux entreprises de suivre leur trajectoire et de se benchmarker. Ces indicateurs ont évidemment de l’intérêt mais, si vous multipliez les KPIs, sachant que vous devez remonter des données depuis plusieurs sites, vous ajoutez encore de la complexité.

Arrivées à un certain stade, la collecte et la saisie « manuelles » des données ne suffisent plus. Pour suivre précisément l’impact de vos actions et piloter votre démarche RSE, vous devez vous assurer de la fiabilité de vos données.

Une solution de data efficiency, comme la plateforme N’Gage d’Energisme, vous aide à automatiser le pilotage de vos données RSE, de la collecte au reporting. Vous pouvez ainsi agréger et traiter de larges volumes de données en limitant au maximum les risques d’erreur. En affinant votre analyse, vous améliorerez ainsi vos prises de décision au service de vos objectifs RSE.

 

Le reporting RSE est une alternative au reporting financier pour mesurer les performances d’une entreprise. Il se présente sous la forme d’un rapport d’activité sur les enjeux sociaux et environnementaux.

Dans le cadre de la transition énergétique, le volet environnemental du reporting RSE porte notamment sur la réduction des consommations énergétiques, la baisse des émissions de GES et de déchets,…

Pour évaluer les performances de l’entreprise en la matière et l’impact des actions menées, le responsable RSE doit collecter et traiter les données issues des différents sites de l’entreprise. L’adoption d’une plateforme de data efficiency vous permet d’automatiser la collecte, le traitement et l’analyse de données. Vous obtenez des reportings personnalisés sur vos indicateurs-clés et pouvez davantage consacrer vos efforts sur l’optimisation des performances.